www.one-stophr.com header-one
จงติตนเองเหมือนกับที่ติคนอื่น... และจงให้อภัยคนอื่นเหมือนที่ให้อภัยตนเอง
 

www.one-stophr.com main-onestop
Username
Password


การออกแบบงาน(Job Design) ย้อนกลับ

ความแตกต่างระหว่างการออกแบบงานและการออกแบบสถานที่ทำงาน
การออกแบบงานและการออกแบบสถานที่ทำงาน มักถูกใช้สลับกัน เพราะทั้งสองอย่างมีส่วนช่วยให้ข้อกำหนดในการทำงานถูกนำใช้อย่างสมเหตุสมผล
            การออกแบบงานเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงงานด้านธุรการ ซึ่งจะช่วยในเรื่องของการพัฒนาสภาพการทำงาน
      ในขณะที่การออกแบบสถานที่ทำงานจะเน้นการจัดการกับพื้นที่ทำงาน เครื่องมือ และตำแหน่งของบุคคล ซึ่งจะมีผลกับการทำงานของพนักงาน การออกแบบสถานที่ทำงานที่ดี จะช่วยลดปัญหาการอยู่กับตำแหน่งเดิมนานๆ การทำงานซ้ำซ้อน และสภาพพื้นที่ทำงานที่น่าอึดอัด

การออกแบบงาน
คือ การที่กลุ่มงานหรืองานทั้งหมดได้ถูกจัดสรร การออกแบบงานช่วยให้สามารถ ตอบคำถามต่างๆเหล่านี้ได้

·         งานส่วนใดบ้างที่ทำเสร็จแล้ว

·         จะทำงานนั้นให้เสร็จได้อย่างไร

·         มีงานใดบ้างที่ทำเสร็จแล้ว

·         งานนั้นมีลำดับขั้นตอนในการปฏิบัติงานอย่างไร

ปัจจัยทุกอย่างที่มีผลต่องานต้องนำมาคิด วิเคราะห์ จัดการ เพื่อที่จะลดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นกับพนักงานให้ได้มากที่สุด การออกแบบงานเกี่ยวข้องกับงานธุรการดังนี้

·         การหมุนเวียนงาน

·         การขยายส่วนงาน

·         การชี้แนะในการทำงาน

·         การแบ่งงาน

·         ชั่วโมงการทำงาน

งานทีมีการออกแบบที่ดีจะต้องประกอบด้วยหลายๆส่วน เช่น มีข้อกำหนดที่สมเหตุสมผลและมั่นคง   มีจำนวนกิจกรรมเพื่อส่งเสริมสภาพจิตใจที่เหมาะสม และมีการกระตุ้นความต้องการทีจะประสบความสำเร็จ และความเชื่อมั่นในตนเอง

การออกแบบงานจะสามารถช่วยองค์กรได้อย่างไร
หลักในการออกแบบงานสามารถบอกถึงปัญหาต่างๆเช่น
      - การทำงานมากเกินไป
      - การทำงานน้อยเกินไป
      - การทำงานซ้ำซ้อน
      - การควบคุมงานได้จำกัด
      - การแยกตัวออกจากผู้อื่น
      - การทำงานเป็นกะ
      - การแทนตำแหน่งงานที่ว่างล่าช้า
      - การทำงานเกินชั่วโมงงาน
      - ความไม่เข้าใจกระบวนการทำงานทั้งหมด

บางครั้งการออกแบบงานเป็นวิธีหนึ่งที่ช่วยจัดการกับความเครียดในที่ทำงาน

ลักษณะการออกแบบงานที่ดี
การออกแบบงานที่ดีจะต้องช่วยให้พนักงานมีสภาพจิตใจและร่างกายที่ดี โดยการให้ความสำคัญกับ

·         พลังกาย เช่น ตารางการทำงานและเวลาพัก

·         พลังใจ เช่น ความน่าเบื่อ กันงานที่ยากมากๆ

ลักษณะของการออกแบบงานที่ดี

·         อนุญาตให้พนักงานมีส่วนร่วม พนักงานควรจะมีทางเลือกในการทำกิจกรรมตามความต้องการ นิสัยในการทำงาน และเหตุการณ์ในสถานที่ทำงาน

·         ให้พนักงานสัมผัสได้ถึงความสำเร็จ

·         มีการจัดฝึกอบรม เพื่อให้พนักงานรู้จักงานที่ต้องทำ และทำอย่างไรให้งานสมบูรณ์อย่างแท้จริง

·         จัดตารางการทำงานและเวลาพักให้ดี

·         อนุญาตให้มีเวลาในการปรับตัวในการทำงาน

·         มีการแจ้งผลการทำงานให้พนักงานทราบ

·         ลดพลังงานที่ใช้

·         จัดงานที่ต้องเคลื่อนที่ และงานทีอยู่กับที่มีสมดุลกัน

การออกแบบงานเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง จุดมุ่งหมายคือการปรับสภาพการทำงานภายในที่ทำงาน

การเข้าถึงการออกแบบงาน
การออกแบบงานที่ดีเกี่ยวกับการฝึกงานด้านธุรการเพื่อวิเคราะห์สิ่งที่พนักงานทำ ระยะเวลาในการทำนานแค่ไหน ที่ไหนและเมื่อไหร่ รวมถึงให้พนักงานมีส่วนร่วมในการออกแบบงานทุกครั้งที่ทำได้ คุณอาจเลือกที่จะตรวจสอบหลายๆอย่างในงานแต่ละด้าน หรือ ออกแบบงานเป็นกลุ่ม

            วิธีการในการเริ่มต้นออกแบบงานมีดั้งนี้

·         การเพิ่มงาน : การเพิ่มงานสามารถทำได้โดยการเพิ่มงาน และ/ หรือเปลี่ยนลักษณะงานให้แตกต่างออกไป การเพิ่มงานควรจะเพิ่มจุดสนใจในตัวงาน แต่อาจจะทำให้พนักงานมีความรับผิดชอบเพิ่มมากขึ้นหรือไม่ก็ได้

·         การหมุนเวียนงาน : การหมุนเวียนงานคือการเปลี่ยนหน้าที่ของพนักงานจากงานหนึ่งไปสู่อีกงานหนึ่ง เป็นการแจกจ่ายงานระหว่างพนักงาน

·         การเพิ่มค่าของงาน : การเพิ่มค่าของงานคือการอนุญาตให้พนักงานได้ชี้แจง แสดงความรับผิดชอบ และความเป็นอิสระเพื่อที่จะเรียนรุ้งานใหม่ๆ หรือ ให้มีส่วนร่วมมากขึ้น ให้ได้มีโอกาสใหม่ๆ

·         การออกแบบการทำงาน : การออกแบบการทำงาน อนุญาตให้พนักงานที่เห็นขั้นตอนในการทำงาน แบบแผน และ การรับมือกับการปฏิบัติงานที่เกี่ยวเนื่องกัน รวมถึงการทำงานร่วมกันระหว่างคน และ เครื่องจักร

เป้าหมายโดยรวมของการออกแบบงานคืออะไร ?

เป้าหมายมีด้วยกันหลายด้านรวมถึง

·         งานที่หลากหลาย ลดความน่าเบื่อหน่ายในการทำงาน หลีกเลี่ยงความเหนื่อยล้าเมื่อต้องอยู่กับที่นานๆ หรืองานที่ต้องเคลื่อนไหวตลอดเวลา การออกแบบงานให้มีกิจกรรมที่หลากหลาย ซึ่งต้องมีการเปลี่ยนตำแหน่งการทำงาน การใช้งานด้านกล้ามเนื้อและกิจกรรมที่ส่งเสริมด้านจิตใจ

2 วิธีที่ใช้คือ การขยายส่วนงาน และ การหมุนเวียนงาน ตัวอย่างเช่นถ้าปกติพนักงานทำหน้าที่ประกอบชิ้นส่วน อาจจะขยายงานโดยรวมส่วนงานใหม่ เช่นการวางแผนการทำงาน การตรวจสอบ/ควบคุมคุณภาพ หรือการซ่อมบำรุง อีกทางเลือกหนึ่ง ส่วนงานอาจรวมถึง งานในแผนกเดียวกัน แต่เปลี่ยส่วนงานทุกชั่วโมง เช่น ในงานซักรีด พนักงานสามารถหมุนเวียนไปทำงานในสถานีต่างๆ (แยกผ้า ซักผ้า อบผ้า รีดผ้า) ตราบเท่าที่สามารถก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงการใช้งานทั้งด้านร่างกายและจิตใจ

·         เวลาพักงาน / เวลาพักผ่อน  เวลาพักงานช่วยลดปัญหาที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในการทำงานของร่างกายที่ต้องอยู่กับที่นานๆ หรือทำงานซ้ำกันนานๆ การพักบ่อยแต่ให้เวลาสั้นๆ (บางครั้งเรียกว่าพักน้อย) เป็นที่ชื่นชอบมากกว่า การพักน้อยแต่ให้เวลายาวๆ ระหว่างเวลาพักควรสนับสนุนให้พนักงานออกกำลังกาย และเปลี่ยนอิริยาบถ การผ่อนคลายกล้ามเนื้อ และใช้กล้ามเนื้อที่แตกต่างกันเป็นสิ่งสำคัญ

ถ้าพนักงานต้องเคลื่อนไหวมาก เวลาพักควรจัดให้มีกิจกรรมในการยืด หรือผ่อนคลายกล้ามเนื้อ

·         ให้มีระยะเวลาในการปรับตัว  เมื่อต้องทำงานที่ต้องใช้ร่างกาย ควรมีระยะเวลาให้พนักงานใหม่ปรับตัว หรือ ให้พนักงานทุกคนได้ปรับตัวหลังวันหยุด หรือ เมื่อกลับมาหลังจากลาป่วย ควรมีเวลาให้ร่างกายได้ปรับตัวให้เข้ากับการทำงาน พนักงานที่ทำงานในที่ๆมีอากาศร้อนหรือเย็นต้องมีเวลาที่จะปรับตัวให้ชินกับสภาพอากาศ

·         จัดให้มีการฝึกอบรม  การฝึกอบรมกระบวนการทำงาน และ การใช้อุปกรณ์อย่างถูกต้อง เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อที่พนักงานจะได้เข้าใจ และทำงานได้อย่างปลอดภัย การฝึกอบรม ควรมีการจัดการอย่างถูกต้อง และต่อเนื่อง สามรถจัดให้มีการฝึกอบรมในห้องเรียน หรือ หน้างานก็ได้

·         จัดให้มีกิจกรรมเพื่อส่งเสริมสภาพจิตใจที่หลากหลาย  เมื่อต้องมีการทำงานร่วมกันจึงต้องมีการจัดให้พนักงานแต่ละคน และ แต่ละกลุ่มมีความสมดุลในการทำงาน  คุณอาจจะให้พนักงานมีส่วนร่วมในการเสนอแนะว่าพวกเขาต้องการที่จะทำอะไร เมื่อไหร่ เพื่อเป็นการเป็นการเหมาะสมกับความตื่นตัวของพนักงานในระหว่างวัน บางคนอาจชอบทำงานประจำในช่วงเช้า (เช่นการตรวจรายการสินค้า หรือเขียนแบบฟอร์ม) และงานอื่นๆในช่วงบ่าย เช่นการแก้ปัญหาต่างๆ

การออกแบบงานกับการทำงานเป็นกลุ่ม
ในขณะที่งานส่วนใหญ่ไม่สามารถจะทำสำเร็จได้โดยคนๆเดียว  การออกแบบงานจึงมักถูกใช้สำหรับพนักงานที่ทำงานเป็นกลุ่ม   ในบางกรณี สามารถสร้างทีมงานที่รับผิดขอบการทำงานที่ใหญ่ขึ้นได้   ขึ้นอยู่กับทีมงานที่จะตัดสินใจว่า จะสามารถทำงานให้สำเร็จได้อย่างไร แต่ละคนจะทำอะไรและเมื่อไหร่ ในหลายๆกรณี สมาชิกในทีมที่มีความสามารถหลายๆด้าน จะได้รับการเปลี่ยนหน้าที่อยู่เรื่อยๆ ซึ่งการออกแบบงานสำหรับแต่ละคน การเพิ่มโอกาสเช่น การตรวจสอบ/ควบคุมคุณภาพ การบำรุงรักษา และส่วนงานอื่นๆที่เกี่ยวข้อง จะถูกแจกจ่ายให้สมาชิกในทีมทำเพิ่มเติมจากงานหลัก

ขั้นตอนที่ควรทำอย่างต่อเนื่องในการออกแบบงาน
แม้ว่าจะมีหลายทางในการออกแบบงาน   แต่ขั้นตอนต่อไปนี้เป็นสิ่งที่มีความจำเป็น

·        ทำการประเมินการทำงาน  ควรมีการพูดคุยกับพนักงาน และ ที่ปรึกษาที่เกี่ยวข้อง เกี่ยวกับกระบวนการทำงาน การเปลี่ยนแปลง หรือ การฝึกอบรมที่จะมีขึ้น

·        ทำการวิเคราะห์งานในแต่ละส่วน  ตรวจสอบงานและดูรายละเอียดของงานในแต่ละส่วน การดูแลอุปกรณ์และสถานที่ทำงานเป็นสิ่งสำคัญในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ และชี้แจงถึงส่วนที่มีปัญหา

·        ออกแบบงาน  ชี้แจงถึงวิธีการทำงาน ตารางการทำงานและเวลาพัก การฝึกอบรม อุปกรณ์ที่ต้องใช้และการเปลี่ยนสถานที่ทำงาน การประสานงานในส่วนงานที่แตกต่าง แต่ละส่วนจะมีลักษณะทางกายภาพและทางด้านจิตใจที่หลากหลาย ต้องระวังไม่ให้งานมากหรือน้อยจนเกินไป

·        สนับสนุนให้มีการออกแบบงานใหม่ๆทีละน้อย  คุณอาจจะต้องการที่จะเริ่มจากส่วนเล็กๆ หรือจากโครงการทำลอง การฝึกอบรมพนักงานในระบบงานใหม่และการใช้เครื่องมือ ควรจะให้มีระยะเวลาในการปรับตัวและเวลาในการหาประสบการณ์กับงานแบบใหม่

·        ทบทวนการออกแบบอย่างต่อเนื่อง  มีการจัดระเบียบในสิ่งที่จำเป็น คุณอาจจะแต่งตั้งคณะกรรมการเป็นตัวแทนของกลุ่มต่างๆ การออกแบบงานควรจะรวม พนักงาน สหภาพ คณะกรรมการความปลอดภัยและสุขภาพ และผู้จัดการเข้ามามีส่วนร่วมตลอดกระบวนการ ความร่วมมือของทุกฝ่ายจะเพิ่มความเข้าใจและการสื่อสารภายในองค์กร

ควรเข้าใจว่า จุดประสงค์ของการออกแบบงาน คือการสร้างความเข้มแข็งให้กระบวนการทำงานและแรงงาน ไม่ใช่การกำจัดงานหรือทักษะการทำงาน

 
   
     
www.one-stophr.com header-one


บริษัท วันสต๊อปเอ็ชอาร์ จำกัด เลขที่ 33/41 ลาดพร้าว 1 ถนนลาดพร้าว แขวงจอมพล  เขตจตุจักร  กรุงเทพมหานคร 10900
โทรศัพท์ : 02-513-7445, 081-819-4332 โทรสาร :02-511-3903 ต่อ 102 E-mail Address : webmaster@one-stophr.com