จงติตนเองเหมือนกับที่ติคนอื่น และจงให้อภัยคนอื่นเหมือนกับที่ให้อภัยตนเอง
 

   บทความสาระน่ารู้
 
การบริหารจัดการองค์กรให้กระชับขึ้นในช่วงเศรษฐกิจขาลง
วันที่ : 12 กุมภาพันธ์ 2558

ป็นเรื่องปกติธรรมดาที่พนักงานมักจะมีข้อสงสัยในครั้งแรกเมื่อได้ยินเกี่ยวกับการผลิตแบบลีน(Lean Manufacturing)  ซึ่งเป็นการเน้นเรื่องของการขจัดความสูญเสีย  โดยจะสงสัยกันว่าผลของโปรแกรมจะต้องมีการลดกำลังคนหรือไม่  ตามปกติที่ถูกต้องแล้ว คำตอบสำหรับเรื่องนี้ก็คือ  ในการปรับปรุงด้วยลีนจะไม่มีการลดจำนวนของพนักงาน  แม้ว่าความจำเป็นที่จะต้องใช้พนักงานจะมีจำนวนลดลงก็ตาม แม้จะฟังดูตรงไปตรงมา แต่ผู้ที่ทำการผลิตแบบลีนจะทำอย่างไรเมื่อยอดสั่งซื้อถูกตัดจนเหลือเพียง 50% หรือมากกว่านั้น และองค์กรก็ไม่สามารถจะทำกำไรได้นอกจากทำให้ลดกำลังการผลิตลง ผู้ทำการผลิตแบบลีนจะจัดการอย่างไรในภาวะที่สภาพความเป็นจริงของเศรษฐกิจที่เกิดจากยอดสั่งซื้อลดลงและความต้องการของลูกค้าก็ลดน้อยลงอย่างเห็นได้ชัด  ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว  นี่คือภาวะที่เกิดขึ้นจริงในหลายๆบริษัทในสภาพเศรษฐกิจที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน  บทความนี้ จะนำเสนอแนวทางในการบริหารจัดการ  การนำการผลิตแบบลีนเผชิญกับสภาวะเศรษฐกิจที่ถดถอย

ความจริงที่โหดร้ายของการลดกำลังคนก็คือ ภาวะทางเศรษฐกิจเลวลงจนถึงระดับที่บริษัทเห็นว่า ไม่มีความจำเป็นที่จะต้องมีพนักงานจำนวนหนึ่งอีกต่อไป  แม้จะนำโปรแกรมต่างๆในการลดค่าใช้จ่ายและปรับปรุงงานมาใช้  ก็ไม่ช่วยแก้ปัญหากำลังคนเกินความต้องการได้ และนั่นก็ถึงเวลาที่ต้องลดขนาดองค์กรให้เล็กลง  แม้ว่าบริษัทจะพยายามหลีกเลี่ยงสถานการณ์เช่นว่านี้ แต่ความเป็นจริงก็คือ ไม่มีใครรู้ล่วงหน้าได้เลยว่าจะเกิดภาวะเศรษฐกิจถดถอยขึ้น   อย่างไรก็ตาม แม้ต้องเผชิญ หน้ากับการเลิกจ้างพนักงาน ก็ต้องแจ้งให้พนักงานรับทราบอย่างชัดเจนว่าสาเหตุมาจากสภาพทางเศรษฐกิจที่บริษัทไม่สามารถควบคุมได้โดยตรง  ไม่เกี่ยวข้องกับการนำการผลิตแบบลีนใช้แต่อย่างใด ซึ่งฟังดูง่ายที่จะชี้แจงเช่นนั้น แต่ในความเป็นจริงแล้วเป็นเรื่องยากที่จะให้พนักงานเข้าใจและยอมรับได้   หลังจากที่เศรษฐกิจทรุดตัวอย่างหนัก ผู้จัดการโรงงานหลายๆแห่งและทีมงานของพวกเขา ก็ต้องเผชิญกับความท้าทายที่ว่า ในขณะที่มีการลดกำลังคนลง ก็ต้องไม่ให้กระทบหรือทำให้กระบวนการของการเปลี่ยนถ่ายสู่ระบบลีนต้องสะดุดช้าลงด้วย

การบริหารจัดการกระบวนการเลิกจ้างพนักงาน

เริ่มต้นจากใช้นโยบายการบริหารทรัพยากรบุคคลของบริษัท เป็นตัวกำหนดแนวทางให้ ไม่ว่าบริษัทนั้นจะอยู่ในกระบวนการวางระบบลีนหรือไม่ก็ตาม  นอกเหนือจากข้อกำหนดของกฎหมายแล้ว ก็จะมีหลักเหตุผลทางจริยธรรมที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องยึดถืออีกโสตหนึ่งด้วย  วิธีการทั่วๆไปที่นำมาใช้ในกรณีที่ต้องมีการเลิกจ้างพนักงานเป็นจำนวนมากก็คือ การประเมินพนักงานเป็นระดับคะแนน เพื่อกำหนดว่า พนักงานคนใดจะถูกเลิกจ้างก่อน ระบบประเมินคะแนนนี้จะกำหนดหัวข้อในการประเมินไว้อย่างชัดเจน  ยิ่งได้คะแนนประเมินมากเท่าใด โอกาสในการถูกเลิกจ้างก็ยิ่งลดน้อยลง ตัวอย่างหัวข้อที่ใช้ในการประเมินคือ
  1. อายุงาน ความอาวุโสในบริษัท
  2. ระดับผลงาน ที่ได้รับการประเมินไว้ประจำปี หรือ ประจำไตรมาส
  3. ความรู้ ความสามารถพิเศษ โดยเฉพาะที่มีใบรับรองหรือประกาศนียบัตรออกให้สำหรับการปฏิบัติงานนั้นๆ

นอกจากนี้ ยังอาจนำคะแนนการมีส่วนร่วมในการทำกิจกรรมคุณภาพต่างๆ การส่งข้อเสนอแนะ สถิติการมาทำงาน ป่วย สาย ลา ขาด การถูกลงโทษทางวินัย ฯลฯ มาพิจารณาร่วมด้วย เพื่อทำให้กระบวนการในการตัดสินใจเลิกจ้างเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น

ในการสื่อสารเรื่องการเลิกจ้างอันเป็นผลจากสภาวะเศรษฐกิจถดถอย จะต้องแยกเรื่องการนำระบบลีนมาใช้ออกจากแผนการเลิกจ้างให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ในทางปฏิบัติคือ อธิบายถึงความเกี่ยวข้องกันระหว่างภาวะเศรษฐกิจที่ตกต่ำลงกับการที่ต้องลดกำลังคน ชี้แจงให้ชัดเจนว่า เพื่อความอยู่รอดของธุรกิจและบริษัทในภาวะเศรษฐกิจเช่นนี้จึงจำเป็นต้องมีการลดกำลังคน  ไม่ได้เกิดจากการกิจกรรมที่พนักงานช่วยกันพัฒนาปรับปรุงงานแต่ประการใด

นอกเหนือไปจากการดำเนินการตามนโยบายบริหารทรัพยากรบุคคลของบริษัทแล้ว ประเด็นสำคัญของการบริหารจัดการการเลิกจ้างก็คือ การสื่อสารกับพนักงานทุกคนอย่างชัดเจน นอกจากการติดประกาศที่บอร์ดแจ้งข่าวแล้ว จำเป็นต้องมีการเรียกประชุมพนักงานเพื่อชี้แจงรายละเอียดต่างๆที่เกี่ยวกับการลดกำลังคนนี้ด้วย เพราะพนักงานอาจมีมุมมองและความเข้าใจต่างไปจากทีมผู้บริหารที่มักจะได้รับการชี้แจงอธิบายถึงหลักการและเหตุผลไปก่อนหน้านี้แล้ว เพื่อให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด การสื่อสารกับพนักงานจะต้องทำบ่อยครั้ง พูดในเรื่องเดียวกัน และ ชัดเจน ที่สุด

เพื่อให้พนักงานได้รับข่าวสารในเรื่องเดียวกัน ผู้บริหารทุกคนจะต้องพูดเหมือนกันในเรื่องเดียวกัน เข้าใจในวิสัยทัศน์ของกรรมการผู้จัดการอย่างชัดเจนว่าทำไมบริษัทจึงต้องตัดสินใจเช่นนั้น จากนั้นทุกคนก็ประชุมชี้แจงให้พนักงานในความรับผิดชอบของตนทราบพร้อมๆกันทั่วทั้งองค์กร ซึ่งอาจมีการประชุมผู้บริหารล่วงหน้าก่อนเพื่อกำหนดวันและเวลา วิธีการและสิ่งที่ต้องเน้นย้ำ ที่ทุกคนจะต้องนำไปแจ้งให้กับพนักงานของตนทราบ

อีกสิ่งหนึ่งที่ช่วยการสื่อสารที่ดีก็คือ สาส์นจากกรรมการผู้จัดการ และ การประชุมพนักงานทั้งหมด (ถ้าทำได้) ก็จะเป็นการย้ำความเข้าใจและความจำเป็นของบริษัทในสถานการณ์เช่นนี้ ซึ่งก็เป็นการทำให้พนักงานได้รับข้อมูลข่าวสารในเรื่องเดียวกันจากผู้บริหารทุกระดับของบริษัทนั่นเอง  เป็นการแสดงถึงว่า การสื่อสารในองค์การมีได้ทั้งข่าวดีและข่าวร้ายนั่นเอง

เมื่อจำเป็นต้องมีการเลิกจ้าง ให้ดำเนินการอย่างรวดเร็วฉับไวและชัดเจนที่สุด การบริหารจัดการบริษัทในภาวะเช่นนี้ไม่ใช่เรื่องสนุกสำหรับทุกคน มันดึงเอาเวลาของผู้บริหารที่ควรใช้ไปกับการพัฒนาองค์กร มันสร้างความเครียดและเศร้าใจเมื่อต้องเห็นเพื่อนร่วมงานต้องสูญเสียงานไป ฯลฯ แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่า การเลิกจ้าง จะทำให้ระบบลีนต้องหยุดชะงักไปด้วย บริษัทสามารถดำเนินการด่อไปอย่างเต็มความสามารถจากพนักงานที่เหลืออยู่ เพื่อความอยู่รอดและฟื้นกลับเมื่อภาวะเศรษฐกิจกลับเข้าสู่ปกติ และเมื่อเศรษฐกิจเกิดหดตัวขึ้นมาอีกหลังจากนั้นแล้ว ระบบลีนจะมีส่วนช่วยให้ทุกคนในบริษัทไม่ต้องเผชิญกับเหตุการณ์เลวร้ายเหมือนในอดีดอีก คือไม่มีความจำเป็นต้องลดกำลังคนอีกก็เป็นได้

 
 
 

บริษัท วันสต๊อปเอ็ชอาร์ จำกัด เลขที่ 33/41 ลาดพร้าว 1 ถนนลาดพร้าว แขวงจอมพล เขตจตุจักร กรุงเทพมหานคร 10900

โทรศัพท์ : 02-513-7445, 081-819-4332 โทรสาร :02-511-3903 ต่อ 102
E-mail Address : webmaster@one-stophr.com

Connect with us.